Comunicación profesional: medios, funciones, principios de organización de procesos

2024 Autor: Miguel Ramacey | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 06:17

La comunicación profesional es esencial para permitir que las personas de una empresa se comuniquen de manera efectiva entre sí. El ritmo de trabajo de toda la empresa depende directamente de cuán rápida y accesible sea la transferencia de información.

La comunicación profesional juega un papel importante a la hora de tomar las decisiones más eficaces y comunicarlas al equipo. Si están mal establecidos, esto amenaza con causar consecuencias negativas, que pueden expresarse en errores en las decisiones elegidas, en la aparición de malentendidos entre los empleados y el gerente, así como en el deterioro de las relaciones interpersonales.

Definición del concepto

Las comunicaciones profesionales son interacciones que se llevan a cabo en el ámbito de las relaciones oficiales. Su objetivo principal es lograr los resultados previstos, resolver las tareas establecidas y optimizar ciertas actividades. Al mismo tiempo, cada uno de los participantes en comunicaciones profesionalestiene su propio estatus, siendo jefe, subordinado, colega o socio.

En aquellos casos en que las personas en diferentes niveles de la escala profesional (intérpretes y gerentes) se comunican entre sí, podemos hablar de comunicaciones subordinadas. Después de todo, la vertical de las relaciones es claramente visible aquí. Al implementar la interacción basada en el principio de cooperación igualitaria, podemos hablar de comunicaciones horizontales.

Relevancia del asunto

La comunicación profesional es una experiencia diaria para las personas. Tiene lugar en el trabajo y en las escuelas, universidades e instituciones oficiales. Esta es una comunicación entre estudiantes y profesores, subordinados y jefes, competidores, socios y colegas. Para lograr el objetivo que tiene ante sí, cada persona debe estar familiarizada con los medios y principios de tales comunicaciones, porque los socios deben comunicarse en el mismo idioma (tanto literal como figurativamente), tener una experiencia social común y entenderse entre sí.

Cumplimiento de las condiciones básicas de comunicación empresarial

¿Cómo hacer que la comunicación en la actividad profesional sea lo más eficaz posible? Esto requerirá el cumplimiento de una serie de condiciones. En primer lugar, la comunicación debe tener un propósito claro. Al mismo tiempo, el interés de todas las personas involucradas en este proceso es importante para lograrlo. Un ejemplo es la conclusión de un acuerdo, el establecimiento de relaciones, la coordinación de eventos, el desarrollo de las condiciones más favorables para la cooperación, etc.

Para todoslos participantes en la comunicación profesional y empresarial necesitan ponerse en contacto entre sí, y hacerlo independientemente de sus gustos o aversiones personales. Al mismo tiempo, es obligatorio observar la subordinación, los roles laborales, la etiqueta comercial y las restricciones formales. Este último concepto implica no solo la implementación de varios protocolos, rutinas y regulaciones, sino también la necesidad banal de controlar el poder de las propias emociones y respetar al interlocutor.

Además, una de las condiciones necesarias para la implantación más eficaz de la comunicación empresarial en la actividad profesional es su gestionabilidad. El jefe de la empresa, como la persona más interesada en resolver las tareas que enfrenta el equipo, debe ocuparse primero de ese momento. Es importante para él motivar a sus empleados a encontrar la mejor solución, porque de lo contrario se quedarán como observadores pasivos, sin ofrecer ninguna idea.

Herramientas de comunicación empresarial

La comunicación profesional es el deseo significativo de una persona o de todo un grupo de personas de motivar a un empleado o a todo el equipo a tomar medidas que de alguna manera puedan cambiar la situación o cambiar la conversación en una dirección diferente.

Hay una serie de herramientas disponibles para la implementación del plan. Entonces, los medios de comunicación profesional incluyen:

1. Correo ordinario. De todos los medios de comunicación empresarial, es el más antiguo. Y en este sentido, el correo tradicional tiene una serie dedeficiencias Consisten en una baja velocidad de transmisión de mensajes, un diseño de letras más complejo (en comparación con otro tipo de comunicaciones), etc. Y eso sin contar que este sistema no siempre funciona al nivel adecuado. Pero el correo regular todavía se usa hoy en día como medio de comunicación profesional. Su principal ventaja es una forma muy aceptable de transferir documentos importantes entre socios. En las relaciones comerciales, también se puede utilizar un método como la transmisión de telegramas. Este servicio también se brinda por correo.
2. Conexión telefónica. Este es un medio muy eficiente de comunicación empresarial. Sin embargo, las negociaciones telefónicas no son legalmente vinculantes. Este punto debe tenerse en cuenta al utilizar comunicaciones profesionales, mientras se utilizan otros medios.
3. Correo electrónico. Este medio relativamente nuevo de comunicación empresarial goza de una merecida popularidad. Una de sus principales ventajas es la combinación de la forma de comunicación escrita (texto fijo) con las cualidades que tiene la comunicación oral, en forma de rapidez en la transmisión de la información y posibilidad de obtener una respuesta casi instantánea. Tales cualidades hacen del correo electrónico uno de los principales medios utilizados para la transmisión de mensajes de carácter informal.
4. Fax. Usando un dispositivo especial, puede transferir rápidamente una copia de cualquier documento a su socio. La velocidad es una ventaja indudable de la comunicación por fax. Sin embargo, los documentos transmitidos de esta manera no tienen fuerza legal, porque no tienenfirmas y sellos originales. Por eso, en la mayoría de los casos, el fax como medio de comunicación se utiliza únicamente para la pronta transmisión de documentos. Pueden aceptarse para su ejecución solo si los originales se envían después de ellos por correo ordinario. Debe tenerse en cuenta que está prohibido enviar documentos marcados como "Para uso oficial" o "Confidencial" por fax.

Comunicación empresarial

El contacto oral siempre ha estado en el corazón de la comunicación profesional. Se lleva a cabo entre personas que están interconectadas por los intereses del caso, y además cuentan con las facultades necesarias para solucionar los problemas surgidos y establecer alianzas.

Tales conversaciones son un medio de comunicación profesional, incorporando todas las ventajas de las que carecen la comunicación telefónica y el intercambio de información escrita. El hecho es que la comunicación empresarial:

• realizado en condiciones de estrecho contacto, cuando es posible centrarse en un solo interlocutor o en un pequeño grupo de personas;
• crea las condiciones bajo las cuales se pueden establecer relaciones personales;
• implica contacto directo.

La conversación de negocios se refiere principalmente al discurso oral. Y, en comparación con la forma escrita, tiene una serie de diferencias significativas. Durante una conversación de este tipo, es posible influir directamente en el interlocutor o en un grupo de personas. En este caso se utilizan gestos y expresiones faciales, entonación, etc. Además,la comunicación cara a cara no deja tiempo para el pensamiento previo. Es por eso que las formas casuales de comunicación se utilizan a menudo en una conversación de negocios, así como algunas características estilísticas y gramaticales.

Usada como base de la comunicación profesional, la conversación de negocios se distingue principalmente por la construcción lógica del pensamiento. Con base en la práctica existente, se puede argumentar que los empresarios que son excelentes en el uso de juicios y conceptos, que son capaces de demostrar de manera convincente y sacar conclusiones correctas, tienen éxito mucho más rápido que aquellos empresarios que no poseen estas habilidades.

La conversación profesional tiene su propia cultura psicológica. Se encuentra en la capacidad de los interlocutores para causar una buena impresión en los demás, crear un ambiente amistoso en la reunión, aplicar técnicas especiales que protegen contra preguntas incorrectas, escuchar a sus oponentes hasta el final y, si es necesario, refutar sus argumentos, utilizar un técnica que permite una comunicación libre de conflictos.

Relaciones Interculturales

Hoy en día, el proceso de globalización abraza cada vez más al mundo. Por eso la comunicación profesional intercultural cobra protagonismo. Para su implementación, se necesitan especialistas que no solo sepan un idioma extranjero. Necesitan dominarlo en términos de comunicación empresarial.

La mayoría de las veces estas comunicaciones profesionales tienen lugar en inglés. Es el principal medio de comunicación ennivel interestatal.

El inglés en el campo de la comunicación profesional es una versión modernizada y simplificada del idioma inglés en general. Se caracteriza por la presencia de frases cliché estándar, así como todo tipo de patrones. Un especialista necesita conocerlos y poder usarlos en determinadas situaciones.

Si un hombre de negocios invita a un intérprete a una reunión de negocios, en la comunicación profesional dicho especialista no procederá únicamente de su experiencia de vida y del comportamiento aceptado en su entorno cultural nativo. Tener en cuenta las peculiaridades del comportamiento de otras personas ayudará a evitar malentendidos, errores y problemas en la conversación.

En la comunicación profesional intercultural, es necesario conocer las normas de relaciones interpersonales que se aceptan en una determinada sociedad. A saber, lenguajes de comunicación no verbales y verbales. El primero de ellos incluye varias señales sin palabras que los participantes de la comunicación se envían entre sí. A menudo lo hacen inconscientemente. Hay que tener en cuenta que el conocimiento de los lenguajes verbales y no verbales en la comunicación profesional de carácter intercultural es la clave para un encuentro exitoso. Un especialista debe estar atento al timbre del habla que adopta un pueblo en particular, el volumen de pronunciación, entonación, expresiones faciales, posturas, etc. Las normas para su uso durante una conversación pueden tener algunas diferencias. Un buen ejemplo es la sonrisa americana tradicional. En Rusia, se considera falso y artificial. americanospor el contrario, creen que los rusos son demasiado melancólicos, groseros y serios.

Formación de especialistas

¿Cómo se resuelven los problemas de comunicación empresarial interestatal? Una negociación exitosa requiere la presencia de un traductor altamente calificado en el campo de la comunicación profesional, que tenga conocimientos culturales tanto especializados como generales. Las universidades rusas están formando a tales especialistas.

Al mismo tiempo, se utiliza activamente un programa llamado "Traductor en el campo de la comunicación profesional". Brinda las habilidades para comunicarse de manera efectiva en los intercambios comerciales y culturales de hoy.

Funciones principales

Entre las características de la comunicación profesional está su sistema bastante complejo. Consta de muchos niveles, que abarcan no solo una organización específica, sino también el entorno externo. Considere las funciones principales de la comunicación profesional.

1. Informativo. Las comunicaciones profesionales están diseñadas para desempeñar el papel de cierto intermediario. Con su ayuda, se intercambian ideas, decisiones y mensajes entre los empleados. La función de información de la comunicación empresarial es necesaria para lograr los objetivos de la organización, así como para eliminar los problemas que surgen durante este proceso.
2. Motivacional. Las comunicaciones profesionales contribuyen al deseo de los empleados de realizar mejor sus tareas. Esta es la función motivacional.comunicaciones profesionales. En este caso, el líder utiliza medios como la orden, la persuasión, la sugerencia y la petición.
3. Control. Usando la subordinación jerárquica, esta función está diseñada para monitorear el comportamiento de los empleados de la empresa.
4. Expresivo. Con la ayuda de esta función, la comunicación profesional contribuye a la satisfacción de las necesidades sociales a través de la expresión de experiencias y sentimientos sobre lo que está sucediendo.
5. Comunicativo. Esta función es muy específica. Con su ayuda, se identifican y resuelven los errores y problemas típicos que han surgido en la comunicación empresarial, y se formulan principios de comportamiento óptimo.

Las funciones de la comunicación profesional también se pueden considerar desde el punto de vista de asegurar la vida de la empresa en su conjunto. En este caso ocurre lo siguiente:

1. Función reguladora. Al comunicar, se produce un impacto indirecto o directo sobre el empleado, que es el objeto de la gestión. Tal función contribuye a la organización de acciones conjuntas en el equipo, coordinación y optimización por parte del jefe de todas las acciones realizadas por el equipo.
2. Función de control social. Cualquiera de los métodos para resolver los problemas de la organización, así como sus formas y principios de trabajo, tienen un carácter normativo pronunciado. La regulación de todas estas disposiciones, que se encuentra en las instrucciones y órdenes del titular, contribuye a asegurar la organización e integridad de la institución, así como la consistencia de las acciones conjuntas de cada miembro del equipo. Para mantener esta dirección yejercer su control social de las comunicaciones profesionales.
3. Función de socialización. Es una de las tareas principales de cualquier líder. Esta función permite que los empleados jóvenes se unan a actividades conjuntas, quienes comienzan a dominar las habilidades y destrezas de comunicación, aprenden a navegar en una situación de comunicación, hablan y escuchan. Todo esto es muy importante no solo para el propósito de adaptación interpersonal, sino también para la implementación de actividades profesionales. Al mismo tiempo, los jóvenes adquieren una actitud tolerante, interesada y benévola hacia los demás empleados y la capacidad de actuar para cumplir una tarea colectiva.
4. Sociopedagógica. En el proceso de comunicación profesional hay un proceso de formación, educación y desarrollo de la personalidad del empleado al tiempo que se le transfiere la experiencia práctica. Gracias a los contactos sistemáticos que aparecen en el curso de las actividades conjuntas, todos los participantes en la comunicación adquieren conocimientos tanto sobre sí mismos como sobre los socios, así como sobre las mejores opciones para resolver las tareas que enfrenta el equipo. El dominio de las habilidades prácticas a veces se convierte para algunos empleados en una posible compensación por la f alta de conocimientos profesionales. Y esto lo asegura la función sociopedagógica de la comunicación.

Directrices

La comunicación profesional se basa en:

1. Interpersonalidad. Tal comunicación se caracteriza por la versatilidad, la apertura de la interacción entre las personas. Este principio se basa en el interés personal mutuo. Y esto a pesarque la comunicación está orientada a los negocios. Tal comunicación tiene inevitablemente las características del contacto interpersonal.
2. Propósito. Este principio de comunicación profesional tiene múltiples propósitos, porque el proceso de comunicación comercial, junto con la carga de información prevista, también tiene un objetivo subyacente. Por ejemplo, un líder, informando al equipo sobre los datos estadísticos que tiene, quiere señalar los aspectos problemáticos de un área particular de actividad. Al mismo tiempo, muy probablemente, a nivel inconsciente, busca demostrar a los presentes su elocuencia, erudición e inteligencia.
3. Continuidad. Este es otro de los principios de la comunicación profesional. Consiste en que, entrando en el campo de visión de nuestro socio comercial, nos convertimos en los iniciadores del contacto continuo con él. Al mismo tiempo, la comunicación tiene lugar no solo a nivel verbal. El compañero recibe constantemente mensajes de comportamiento de los que puede sacar conclusiones apropiadas.
4. Multidimensionalidad. En el curso de las comunicaciones profesionales, se realizan al menos dos aspectos de las relaciones interpersonales. El primero de ellos es la transferencia de información comercial y el mantenimiento del contacto creado. La segunda es la traducción de una actitud emocional hacia una pareja (puede ser positiva y negativa).

Ética de las comunicaciones profesionales

Cada uno de los participantes en la comunicación empresarial debe tener:

1. Honestidad. Al tener tal rasgo de carácter, las personas se abstienen de actos engañosos y engaños. Sin embargo, inclusoaquellos que consideran que la honestidad es un estándar indispensable de comportamiento empresarial, a veces todavía tienen que mentir. En este caso, las personas tienen que elegir entre alternativas que no las satisfacen. Sin embargo, siempre se debe decir la verdad. Sólo se justifica mentir cuando se elige el menor de dos males, cuando las circunstancias así lo exigen.
2. Integridad. Esta característica inherente a una persona encuentra su expresión en la unidad de sus acciones y creencias. El comportamiento decente es exactamente lo contrario de la duplicidad y la hipocresía. Tal persona siempre hará lo que prometió. Por ejemplo, un empleado definitivamente ayudará a su colega en el desempeño de una tarea. Esto sucederá incluso cuando no sea tan fácil para él hacerlo, pero hizo una promesa.
3. Justicia. Este rasgo de carácter implica la ausencia de sesgo y objetividad al evaluar a otras personas y sus acciones.
4. Responsabilidad. Esta característica de un participante en las relaciones comerciales se manifiesta en la medida en que es responsable de sus palabras, observa las normas morales y cumple con sus obligaciones.